Este documento pretende apresentar alguns princípios fundamentais e informações básicas para orientar a organização dos documentos produzidos pelo Foro de São Paulo posteriormente ao processamento arquivístico de seu acervo, finalizado em maio de 2011. O objetivo é contribuir para que a equipe da Secretaria de Relações Internacionais do PT, como responsável pela Secretaria Executiva do Foro de São Paulo, tenha condições de dar continuidade ao arquivamento de seus documentos.

Todo documento tem origem em um organismo produtor. Ao dispor a documentação oriunda deste organismo produtor com um sentido lógico, um arquivo expressa as funções e atividades exercidas por quem o produz. Portanto, nenhum documento de arquivo pode ser plenamente compreendido isoladamente e fora dos quadros gerais de sua produção, ou seja, sem o estabelecimento de seus vínculos orgânicos.
Para que para que a documentação arquivística tenha preservada sua organicidade é preciso que esteja inserida nos quadros gerais de sua produção, tornando possível compreender, estabelecer e manter o nexo entre os documentos e as atividades que os geraram. Por este motivo que não se recomenda reunir documentos em conjuntos documentais que tenham por base um determinado assunto, afinal, documentos produzidos em contextos e funções muito diferentes podem tratar do mesmo assunto.
Neste sentido, é preciso estar atendo a dois princípios fundamentais das bases teóricas e metodológicas da arquivologia: o princípio da proveniência e o princípio da ordem original.
 
Princípio da proveniência
Para que a documentação tenha preservada a sua organicidade e seja capaz de expressar o nexo documento-atividade, em primeiro lugar, deve-se respeitar o princípio segundo o qual a documentação produzida por uma instituição deve manter-se em conjunto, ou seja, constituir um fundo do qual não poderá ser extraída.
Trata-se de garantir a manutenção do vínculo entre o organismo produtor e a documentação que produziu.
Para o caso particular do Foro de São Paulo, é de fundamental importância que a Secretaria de Relações Internacionais do PT faça uma rígida distinção entre os documentos do partido e do Foro, não permitindo que a documentação de uma instituição componha o acervo da outra.
 
Princípio da ordem original
Igualmente, se faz necessário preservar a ordem na qual os documentos são produzidos, uma vez que a seqüência de documentos expressa as atividades e funções que os geraram.
Nem sempre se verifica uma normatização administrativa suficiente para a constituição de arquivos que permitam ao órgão produtor acondicionar os documentos tão logo sejam produzidos, resultando em uma incoerente disposição da documentação em decorrência do acúmulo indiscriminado de massas documentais, favorecendo sua dispersão e indiferenciação.
Contudo, faz-se necessário diferenciar a ordem física na qual os documentos se encontram e a ordem lógica que orienta sua produção. Daí a importância de compreender as funções e atividades desempenhadas pelo organismo produtor (Foro de São Paulo) e conhecer o tipo de documentação que produziu e acumulou ao longo de sua trajetória política e administrativa.
Em um arquivo bem organizado, é possível, e em alguns casos até mesmo desejável, que a ordem física seja diferente da ordem lógica, visando facilitar o acesso à documentação ao mesmo tempo que se mantém preservada sua organicidade.
 
O arquivo e o acesso aos documentos
Um dos objetivos da organização de arquivos é permitir o acesso à documentação com maior facilidade, praticidade e agilidade. Portanto, é comum supor que a melhor maneira de dispor a documentação é com base no raciocínio lógico de quem a busca.
Contudo, além de extremamente variável, em geral a sistemática de cada indivíduo se processa com base em uma matriz temática. Devemos advertir, portanto, que a ordem lógica não deve obedecer à demanda de quem acessa à documentação, mas sim à necessidade de expressar as funções e atividades exercidas pelo organismo produtor.
 
Passo a passo
A seguir, apresentamos uma seqüência de ações a serem desenvolvidas para que os pressupostos elencados acima possam se manifestar praticamente.
 

  1. Identificar o contexto de produção do documento

A primeira tarefa no processamento técnico da documentação é identificar a relação entre o documento em si e a atividade que o produziu. Para isso, é preciso proceder a uma leitura técnica do mesmo, visando contextualizá-lo nas funções exercidas pelo organismo produtor. Para isso, é necessário extrair do documento informações a respeito da data e do local de produção, bem como o estágio de tramitação em que se encontra.
 
2.  Estabelecer a função que o documento cumpre
A leitura técnica do documento também deve servir para realizar uma segunda tarefa: apreender o sentido de sua produção, ou seja, compreender a finalidade de quem o concebeu originalmente. Tendo em vista que um mesmo documento pode conter objetivos diferentes e comunicar mais de uma intenção, é necessário estabelecer sua função principal, o que depende justamente do nexo documento-atividade. A primeira e a segunda tarefa são, portanto, indissociáveis. Estão separadas mais por motivos didáticos do que protocolares.
 
3. Atribuir a classificação
Classificar os documentos, ou seja, inseri-los em um agrupamento específico, é a terceira tarefa. Não por acaso, ela está diretamente relacionada com as anteriores, na medida em que os agrupamentos foram criados justamente para expressar uma determinada função exercida pelo organismo produtor. É preciso estar atento para os diferentes níveis hierárquicos da classificação, cuja disposição determina que uma atividade mais genérica se subdivide em outras mais específicas, e assim sucessivamente – ou que cada atividade específica está inserida em um conjunto mais genérico de atividade.
 
4. Acondicionar fisicamente
Por fim, o último procedimento é acondicionar o documento em sua ordem física. Tendo em vista que uma de principais finalidades do Foro de São Paulo é estabelecer a integração, o contato e a articulação das organizações de esquerda latinoamericanas e caribenhas, considerou-se que os encontros, seminários, oficinas e reuniões do GT tem grande centralidade em seu funcionamento. Portanto, optou-se por reunir os documentos de diferentes categorias funcionais de acordo com o respectivo fórum deliberativo ao qual se vincula. Os documentos não vinculados à fóruns deliberativos estão fisicamente ordenados de acordo com sua ordem lógica.
 
Conteúdo e estrutura
Nível 1
ANC – Análise de Conjuntura
CSC – Comunicação Social
ADM – Administração Geral
 
Nível 2
ADM.1 – Constituição, organização e planejamento
ADM.2 – Direção político-administrativa
ADM.3 – Comunicação institucional
ADM.4 – Gestão de recursos humanos
ADM.5 – Gestão de serviços complementares
ADM.6 – Gestão de bens materiais e patrimoniais
ADM.7 – Gestão orçamentária e financeira
 
Nível 3
ADM.2.1 – Realização de fóruns deliberativos
 
Nível 4
ADM.2.1.1 – Preparação e organização
ADM.2.1.2 – Coleta, preparação e divulgação de subsídios
ADM.2.1.3 – Deliberação política
ADM.2.1.4 – Registro dos trabalhos